ペーパレス化ソリューション出力環境の全体最適化によるペーパレス化

取扱商品・サービスの紹介 Product Detail

鈴与商事は複合機の持つ機能の活用とIT環境を「見える化」し、複合機に関連するランニングコストの最適化を実現します

  1. ランニングコストの見直しと
    メーカー統一化
  2. 各種ドキュメントの
    電子化、共有化、活用
  3. ペーパーレス、
    省コスト、環境改善

これまでのIT化で起こった問題

IT化により生産性は向上したものの、オフィスにIT機器が増えたことにより、紙や消耗品、消費電力の増加によるコストは増加、環境負荷も増大。紙と電子データの二重管理により業務が煩雑になり、情報セキュリティ対策も不可欠になるなど、気づいたら見直すポイントが増えている、ということはありませんか。

IT化で起きたこと

  • 基幹出力機、コピー機、
    FAX、プリンター…

    出力機器の増加

  • 紙の増加

  • サーバーの増加

IT化を進めたが…紙と電子の二重管理

IT化による問題

  • プリント指示

    セキュリティーリスクの増大

  • 火力発電

    森林伐採

    環境負荷の増大

  • スペースコスト

    ランニングコスト

    トータルコストの増大

  • 業務効率の低下

オフィスの「変わる」をお手伝いします

ランニングコストの見直しとメーカー統一化

鈴与商事は複合機の持つ機能の活用とIT環境を「見える化」し、複合機に関連するランニングコストの最適化を実現します

  1. 配置の最適化
  2. 利用実態を踏まえて
    機器の再配置・削減
  3. 機器コストの削減
    スペースの削減・再利用
  1. 稼働の最適化
  2. 無駄な出力をなくす、まとめて印刷
    出力せずに電子化
  3. 用紙代、消耗品代、
    保守料の削減

各種ドキュメントの電子化、共有化、活用

作成、伝達、保管、検索などに強みのある「電子データ」と、メモ書きできる、見比べる、携帯しやすいなどの良さを持つ「紙」をイイトコドリをすることが、上手な情報共有の決め手です。
鈴与商事は、以下の3つの要件を満たす仕組みを提案し、4つの効果を実現します。

3つの要件
  • 許可された人が、必要な時に、必要な文書を安全に入手し、活用できる
  • 一元的に管理されており、常に正確な情報へのアクセスが担保されている
  • 「紙」から「電子」、「電子」から「紙」への変換がシームレスに流れる
4つの効果
  • 複合機を入力機として使用し、発生する書類の電子化を実現
  • WEB上にあるデータベースに文書を登録し、場所の制約から解放
  • 「文書」に複数の切り口で「属性」を付与することで、検索時間を短縮
  • 用途に適した機器を選定し、業務効率を向上
情報の電子化

DocuWorks

  • Webブラウザー上から登録
  • DocuWorks Desk上から登録

紙文書を電子文書に変換

ApeosPort

直接サーバーへ登録

情報の共有

情報共有
蓄積と活用

文書管理システム

情報の活用

電子データとして活用

  • ダウンロードして活用
  • 文書の検索
  • アクセス権の設定

紙に出力して活用

  • 文書の閲覧、検索、出力指示

ご提案事例

ペーパーレスファックス仕分けキットの導入

効果
  • 受信ファックスの電子化により、無駄な紙出力を削減するとともに、業務改善を図る
  • 夜間や長期休暇中の放置プリントを解消し、セキュリティを高める
  • 従来サーバーに保存していたファックス文書をクラウド上に保存できサーバーの導入・維持管理が不要になる
機能
  • 取引先から受けたFAXを取引先ごとに電子データとして振り分けが可能
  • 受信時間帯や休暇期間を考慮して出力デバイスを変更可能
オススメ
  • 受発注業務や請求支払業務を担当されている方

業務別らくらくスキャンPro

効果
  • 誰でもミスなくスキャンでき、保管作業の手間を削減
  • 文書保管作業を標準化でき、情報の属人化を防ぎ、保管ルールの定着を図る
  • 文書の検索時間を短縮させる
機能
  • 業務の種類、文書の種類をあらかじめ設定し、文書スキャンと同時に、割り振られたフォルダに文書を保存
  • 定型文書内の文字列を自動的に抽出し、フォルダ名やファイル名に付与することが可能
オススメ
  • 受発注業務や請求支払業務を担当されている方

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