事例紹介
「自分の分身ができた」<br>──会議もデモも後から振り返られる環境へ
- オフィスソリューション
- DX／IT ソリューション
- 長谷川 信光さま ／ クラウドサービス事業本部 SaaSソリューション事業部 シニアマネージャー
業種
- 情報通信業
活用用途
社内会議、オンラインデモ、欠席者への情報共有、営業・教育用途での振り返り
導入前の状況
１．若手層を中心に議事録を書く文化が根づいておらず、誰が記録するかが課題になっていました
２．議事録担当者は書きながら聞く必要があり、会議内容への集中や理解に影響が出ていました
３．社内会議の記録が残りづらく、決定事項や経緯の共有が属人的になっていました
要件や選定の決め手
１．鈴与商事からの紹介で知り、グループとして信頼できる企業が取り扱うサービスであること
２．トライアルで操作性や議事録の精度を確認し、実務で使いやすいこと
３．会議に自動参加し、チャット操作で停止や再開ができるなど、日常の会議運用に無理なく組み込めること
導入による効果
１．議事録担当を決める必要がなくなり、参加者が会議に集中しやすくなりました
２．オンラインデモの説明内容や画面操作を後から見返せるようになり、顧客からの再確認対応の負担軽減につながりました
３．自分が出席できない会議でも、後から内容を把握できるようになり、"自分の分身"のような使い方が可能になりました
SIからSaaSまで、多様なITサービスを展開
－[鈴与商事 以下SZY]鈴与シンワート様について教えてください。
鈴与シンワート株式会社は、SI事業、パッケージビジネス、ソリューションビジネス、
データセンター事業、SaaS事業など、多様なITサービスを展開する企業です。
社員数はおよそ900名で、現在ちょうど80期目を迎えております。
当社の成り立ちについて、もともとは「新和運輸」という物流会社が前身でした。
1993年に鈴与グループの一員になったことをきっかけに、
現在の「鈴与シンワート」としての体制ができあがりました。
物流事業からスタートし、その後IT分野にも事業領域を広げてきたという経緯があります。
－[SZY] 長谷川さんは日々どのような業務を担当されていますか。
私が所属している部門は、「SaaSのソリューションの販売・導入」を担当しています。
白ナンバー事業者のアルコールチェック義務化に対応可能な「あさレポ」、
従業員のエンゲージメント向上に貢献する「ここレポ」といったSaaSソリューションを取り扱い、
お客様への提案から、導入後の活用支援までを一貫して行っています。
「誰が議事録を書くのか」が会議のたびの悩みだった
－[SZY] いきなり議事録 導入前の課題について教えてください。
一番の課題は、議事録を作る文化が十分に根づいていなかったことです。
私自身は議事録を取ることが当たり前という意識で仕事をしてきましたが、
若手を中心に「議事録を書く」という習慣がなく、会議内容を誰が記録するのかが課題になっていました。
議事録を誰かに依頼すると、依頼された人は書くことに意識が向き、
会議の内容を十分に聞けなくなることがあります。
また、議事録作成を特定の人に頼むこと自体が心理的な負担になりやすいという時代背景もあり、
「誰かが記録しなければならない」という運用に難しさを感じていました。
「まずは使ってみよう」と思えた鈴与商事からの提案
－[SZY] いきなり議事録を知ったきっかけは？
鈴与商事からの紹介です。
以前から「あさレポ」や「ここレポ」の販売など、鈴与商事とはさまざまなビジネス接点があり、
そのなかで「いきなり議事録」を紹介いただいたことが検討の入り口になりました。
私自身、鈴与商事が取り扱っているサービスは「信用できる」という安心感があったため、
まずは利用してみることを重視し、トライアルで操作性や議事録の内容を確認しながら検討しました。
「自分の分身ができた」ような感覚
―［SZY］特によく活用している機能はありますか
会議の録画・議事録作成機能ですね。
会議に自動で参加して記録を残せるため、議事録担当を決める必要がなくなりました。
社内会議はもちろんですが、お客様へのオンラインデモにも活用しています。
デモの内容を録画として残しておくことで、お客様が後から見返すこともできますし、
自分自身も「あの時どのような説明をしたか」を確認できます。
あとは、チャットで停止や再開ができる機能も便利ですね。
不要な時間帯を除外しながら、必要な部分だけを残せるので助かっています。
―［SZY］いきなり議事録導入の導入によってどのような効果を感じていますか。
一番大きく効果を感じたのは、出席できない会議の内容を後から把握できることですね。
私は「自分の分身ができたような感覚」と表現しているのですが、
参加できない会議にも「いきなり議事録」を参加させておけば、後から内容を確認できます。
会議で何が話されて、どのような結論になったのかを把握できるので、
情報共有の質はかなり向上したと感じています。
また、議事録担当を決める必要がなくなったことで、参加者全員が議論に集中できるようになりました。
以前よりも会議そのものの質が上がったと感じています。
―［SZY］お客様向けの活用ではどのような効果がありますか。
オンラインデモでの活用ですね。
以前は、お客様から
「前回説明してもらった内容をもう一度確認したい」
「操作方法を再度教えてほしい」
というお問い合わせをいただくことがありました。
現在はデモ内容が録画と議事録として残るため、お客様自身で後から確認していただけます。
私たちとしても同じ説明を繰り返す必要が減ったため、業務効率化につながりました。
説明した内容を営業活動の資産として残せるようになった点は大きいですね。
議事録作成だけではなく、情報共有の仕組みとして
―［SZY］いきなり議事録の機能などご要望があれば教えてください。
現時点では十分活用できていますし、大きな不満はありません。
今後は蓄積された会議データをさらに活用できるような検索性の向上や要約機能の進化などに期待しています。
会議情報が増えているので、過去データを探しやすくなると嬉しいですね。
―［SZY］同じ課題を持つ企業へのメッセージをお願いします。
会議のたびに議事録担当を決めたり、会議後に議事録を整理したりすることに
負担を感じている企業は多いと思います。
私自身は、「いきなり議事録」は単なる議事録作成ツールではないと感じています。
出席できない会議の内容を後から確認できたり、お客様への説明内容を記録として残せたりと、
情報共有の仕組みとして活用できます。
議事録作成の効率化はもちろんですが、「自分の分身ができたような感覚」で使えることが、
このサービスの大きな価値だと思います。
インタビュアー 鈴与商事株式会社 宇佐美徹氏