事例紹介
「何を決めたのか分からない会議」をなくしたい。<br>シンクイノベーションが選んだ“次につながる議事録”とは
- オフィスソリューション
- DX／IT ソリューション
- 平光 遼平さま ／ 取締役
業種
- 卸売業・小売業
- サービス業
活用用途
社内会議、オンラインデモ、欠席者への情報共有、営業・教育用途での振り返り
導入前の状況
１．社内会議で「何を決めたのか」「何が課題だったのか」が明確に残らないことがありました。
２．営業商談後に発生した複数のタスクや宿題事項の一部が埋もれてしまうことがありました。
３．会議内容の振り返りや次回提案に向けた情報整理に時間がかかっていました。
要件や選定の決め手
１．会議内容と決定事項を明確に記録できること。
２．営業商談の内容を次回提案や対応事項につなげられること。
３．会議内容の可視化や議事録作成の標準化に大きな可能性を感じたこと。
導入による効果
１．会議の結論や課題、次のアクションが明確になりました。
２．営業商談で発生した対応事項の抜け漏れ防止につながりました。
３．メモ作業や会議内容の思い出し作業が減少し、議論へ集中できるようになりました。
ECからイベント運営まで。多彩な事業を展開
－[鈴与商事 以下SZY]シンクイノベーション様について教えてください。
シンクイノベーション株式会社は2014年に設立し、EC通販事業、OEM・卸売事業、アニメグッズ事業、
IPコンテンツを活用したイベント事業、印刷機販売代理店事業の5つの事業を展開しています。
社内でも製造設備を保有しており、自社工場や中国生産を活用しながら事業を進めています。
東京都内では原宿を拠点にイベント企画や運営も行っています。
「会議で何を決めたのか」が見えないことが課題だった
－[SZY] いきなり議事録 導入前の課題について教えてください。
社内会議やミーティングは頻繁に行っていましたが、何を話し、何が決まったのか、
何が課題だったのかが曖昧なまま終わってしまう会議がありました。
また営業商談でも、お客さまとの打ち合わせを進める中で複数の宿題事項が発生しますが、
最後に話した内容ばかりに意識が向いてしまい、序盤に出た課題が抜け落ちてしまうこともありました。
「まずは使ってみよう」と思えた鈴与商事からの提案
－[SZY] いきなり議事録を知ったきっかけを教えてください。
鈴与商事さんから紹介いただいたことがきっかけです。
デモを見た際に、会議内容の見える化や議事録作成の効率化につながると感じました。
－[SZY] 気に入っている機能はありますか。
議事録の内容からPowerPoint資料を作成する機能が気に入っています。
打ち合わせ内容をもとに提案資料のたたき台を作成し、その後ブラッシュアップする使い方をしています。
上司への報告資料や提案資料を作成する際の効率化につながっています。
思い出す時間を減らし、行動する時間を増やす
―［SZY］現在はどのような場面で活用されていますか。
東京と名古屋を結ぶ営業会議で利用しています。また営業商談の記録にも活用しており、
次回提案に向けた整理に役立っています。
さらにオンライン面接では候補者情報の共有、人事評価面談では総評作成の下書きなどにも活用しています。
会議以外の場面でも利用機会が広がっています。
―［SZY］いきなり議事録導入の導入によってどのような効果を感じていますか。
会議の結論や課題が明確になり、後から振り返りやすくなりました。
営業活動では、お客さまとの打ち合わせ内容から「次回提案に盛り込むべき内容」や
「対応事項」が整理しやすくなりました。
以前のように宿題事項が埋もれてしまうことが減ったと感じています。
―［SZY］定性的な効果はありますか。
メモを取る機会は大きく減りました。
また、打ち合わせ後に内容を思い出しながら整理する時間も少なくなったため、
次のアクションへ移るまでのスピードが向上したと感じています。
AIツール全般に言えることですが、活用することで業務スピードは確実に変わると思います。
次のアクションを支えるツールとして
―［SZY］いきなり議事録の機能などご要望があれば教えてください。
会議で使用した資料を事前にアップロードし、その内容を踏まえて議事録を作成できる機能に期待しています。
口頭での発言だけでなく、資料内の文言や数字、図表なども反映されることで、
誤記や数字の誤りを減らし、より正確で分かりやすい議事録を作成できると考えています。
―［SZY］同じ課題を持つ企業へのメッセージをお願いします。
会議の内容や決定事項が曖昧になりやすく、次の行動につなげにくいという課題をお持ちの企業には、
いきなり議事録の導入をおすすめします。
議事録の作成を任せることで、会議中にメモを取る負担が減り、内容を振り返りながら次のアクションを整理できます。
また、参加できなかったメンバーも会議の詳細を後から確認できるため、社内の情報共有や業務の効率化にもつながります。
会議内容をしっかり記録し、次の行動につなげることは組織の成長につながります。
まずは使ってみることが大切です。実際に使ってみることで、自社に合った活用方法も見えてくると思います。
＜写真右＞シンクイノベーション株式会社 平光さま
＜写真左＞鈴与商事株式会社インダストリーシステム営業部 宇佐美徹