事例紹介
年間480時間の業務削減（約144万円相当）近藤酢店のデジタル化
- オフィスソリューション
- DX／IT ソリューション
- 佐藤 美和さま ／ 業務部 課長
- 川崎 悠里さま ／ 業務部
業種
- 製造業
- 卸売業・小売業
活用用途
納品書送信業務の自動化によるミス防止と時短
導入前の状況
１．納品書のFAX送信で、送り先間違いなど信頼に関わるトラブルが発生していた。
２．紙と電子データの二重管理により、確認作業や計算ミスが増加、1日あたり約2時間の作業負担になっていた。
３．ダブルチェックや属人化による精神的ストレスが増大していた。
要件や選定の決め手
１．過去事例とノウハウに基づく最適提案が魅力的だった。
２．補助金申請まで伴走する支援体制に安心感があった。
３．DocuWorksとCELFの操作性・視認性が高く、導入後の運用イメージを持てた。
導入による効果
１．作業時間を1日約120分 → 数分に短縮できた。（年間約480時間削減＝約144万円相当 ※3,000円/時間で試算）
２．ミスゼロの実現 （送り先間違いなどのヒューマンエラーを完全解消）
３．精神的負担からの解放 （作業の緊張感やダブルチェック負担の軽減）
伝統製法が生む、まろやかな味わいと香り
－[鈴与商事 以下SZY] 近藤酢店について教えてください。
近藤酢店は、昔ながらの手作り製法にこだわり、まろやかで旨味豊かなお酢を製造しています。
代表商品「延命酢」は、みかんを酢酸発酵させた手作り果実酢で、飲用としてはもちろん、ドレッシングや料理の隠し味としても多くの方に親しまれています。
－[SZY] 商品ラインナップについても教えてください。
寿司用の合わせ酢、香り高いポン酢、さっぱりと楽しめる飲むお酢など、多様な商品を展開しています。
昔ながらの味わいを大切にしながらも、現代の食卓に合う商品づくりを進めており、全国の飲食店やご家庭から高い評価をいただいています。
これからも、皆さまの食生活に彩りと健康をお届けできるよう取り組んでまいります。
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小規模企業ならではの業務効率化の難しさ
－[SZY] これまで業務効率化や省力化について、どのように取り組んできましたか。
長年、紙や手作業による業務フローを続けてきましたが、日々の出荷や受注、事務処理が途切れることはなく、業務を止める余裕がありませんでした。
また、大きな不具合が発生していなかったため、改善の必要性は感じつつも、業務システムの導入や見直しに踏み切るタイミングをつかめずにいました。
FAX送信業務の自動化という目新しい提案
－[SZY] 鈴与商事からの提案を受けたときの印象は？
他社の提案では触れられなかった「納品書FAX送信の自動化」という切り口が新鮮で、日々の業務を止めずに導入できる点が大きな魅力でした。
提示された試算は、年間480時間の削減とミスゼロ化という大きな効果を得られるものであったため、即本格検討に移行しました。
－[SZY] 導入時の不安はありましたか？
システムの安定稼働や担当者の操作の習得に不安はありましたが、DocuWorksとCELFを活用し既存フローを大きく変えずに自動化できるとの説明で解消。
まずは納品書FAX送信業務から試験的に導入しました。
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Before／Afterで見るFAX送信業務の変化
－[SZY]導入前はどのような作業フローでFAX送信を行っていましたか？
従来は会計システムから納品書データを確認し、専用用紙に手書きで転記していました。
その後、複合機まで運んでFAX送信する必要があり、宛先ミスや送信漏れのリスクも大きかったです。
さらに、チェック作業などで業務中に何度も作業を中断しなければならず、1日あたり約2時間を費やすこともありました。
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－[SZY] 導入後はどのように改善されましたか？
DocuWorksで納品書を自動加工し、CELFでFAX番号を自動取得して送信できるようになりました。
FAX送信はボタンひとつで完了し、処理済みデータは自動的にフォルダ保存されるため、履歴管理も容易です。
これにより、作業は数分で終わり、ミスもゼロになりました。
※図のとおり、従来の煩雑な手作業はDocuWorks＋CELFの導入によって自動化され、
作業時間の短縮・ミス防止・精神的負担の軽減といった大きな効果が得られています。
さらなる業務効率化とペーパーレス化へ
－[SZY]今後の業務改善やシステム活用の展望について教えてください。
今後は請求書の電子化（メール送信）によって郵送コスト削減と処理スピードの向上を図る予定です。
さらに、受注業務のEDI化による完全ペーパーレス化や、郵便局入金処理の自動化など、バックオフィス業務全体の効率化を進めていきます。
新しいITソリューションや補助金の活用も積極的に検討し、鈴与商事と連携しながら段階的に改善を重ねていく方針です。