事例紹介

生産性向上・業務効率化

ブラックボックス化したExcel業務からの脱却　　　　　　　　　　～請求書業務を6分の1に削減～

オフィスソリューション
DX／IT ソリューション

駿河シッピング株式会社

加藤　貴司さま／代表取締役社長
真田　美希さま／経理担当者
中田シンチャ金城さま／営業担当者

業種

物流・運輸業

活用用途

請求書管理業務の再構築による属人化解消と業務効率化

導入前の状況

１．請求書業務は複数のExcelファイルとマクロで管理されており、担当者以外には内容を把握できない状態でした。
２．特定の担当者に業務が集中し属人化が進行。勤務が週3日だったため、不在時には業務が滞るリスクがありました。
３．データは社内サーバ（NAS）で管理されていたものの、バックアップは夜間のみで、データ消失のリスクを抱えていました。

要件や選定の決め手

１．Excelで行っていた請求書業務を、操作性を大きく変えずにアプリ化できる点。
２．業務を止めずに段階的に改善できる、伴走型での開発・支援体制。
３．業務内容を丁寧に理解し、既存フローを再現したうえで改善提案ができる点。

導入による効果

１．請求書業務にかかる時間が、約3時間から30分へと大幅に短縮（約6分の1）
２．データをクラウドで一元管理することで、入力ミスやデータ消失のリスクを低減。
３．業務が標準化され、担当者不在時でも対応できる体制を構築。

海運を支える、地域密着の船舶代理店

－[鈴与商事以下SZY] 駿河シッピング様について教えてください。

駿河シッピング株式会社は、船舶代理店業務を担う企業として、
静岡エリアにおける港湾関連業務を幅広く手がけています。
入出港手続きや各種調整業務など、海運を支える重要な役割を担っており、
正確性と迅速性が求められる業務です。
日々、関係各所と連携しながら、確実な業務遂行に取り組んでいます。

－[SZY] 日々の業務の中で、特に重要な業務はどのようなものでしょうか。

船舶代理店業務の中でも、請求書作成業務は欠かせない重要な業務の一つです。
取引先への請求処理は、金額や内容の正確性が強く求められます。
長年にわたり安定して業務を継続してきた一方で、
請求書業務はExcelを中心に構築されており、運用が複雑化。
次第に担当者への依存や業務の見えにくさといった課題も顕在化していました。

安定しているがゆえに見えにくかった課題

－[SZY] これまで業務効率化や省力化について、どのように取り組んできましたか。

請求書作成業務は、長年にわたり特定の担当者が中心となって対応してきました。
Excelを活用しながら、日々の業務は大きなトラブルもなく安定して回っていたため、
抜本的な見直しを行う機会はありませんでした。

一方で、複雑化したマクロや複数ファイルでの管理により、
担当者以外には内容を把握しづらい状態となっていました。
さらに担当者の勤務が限られていたこともあり、
不在時には業務が止まるリスクを抱えていました。

業務を止められないからこそ改善に踏み切れず、安定しているように見えて、
実は属人化とブラックボックス化が進んでいる状況でした。

業務理解から始まった伴走型の提案

－[SZY] 鈴与商事からの提案を受けたときの印象は？

当初は別の業務をテーマにご提案いただきましたが、打ち合わせを重ねる中で、
請求書管理業務の課題がより優先度の高いテーマであることが明確になりました。

印象的だったのは、いきなりシステムの説明をするのではなく、
まずは私たちの業務内容を丁寧に理解しようとされたことです。
20年続いてきた業務フローやExcelの構造を一つひとつ確認し、
現物をもとに整理していく姿勢に安心感がありました。

－[SZY] 導入時の不安はありましたか？

長年使ってきたExcelを置き換えることへの不安はありました。
しかし、操作性を大きく変えずにアプリ化できること、
そして段階的に改善していく進め方であることが分かり、安心して進めることができました。
動かしながら確認・修正を重ねる進め方だったため、
業務を止めることなく移行できた点も大きかったと感じています。

Before／Afterで見る請求書業務の再構築

―［SZY］導入前の請求書業務はどのような状況でしたか。

従来は、請求書業務が特定の担当者に集中しており、
Excelと複数ファイルを用いた管理によって属人化が進んでいました。
担当者が不在の場合には業務が止まってしまうほか、
入力や転記作業も多く、ミスが発生しやすい環境でした。
また、データは社内サーバで管理されていたため、障害発生時のデータ消失リスクも抱えていました。

―［SZY］導入後はどのように改善されましたか。

CELF(ノーコードツール)で請求書業務をアプリ化したことで、
誰でも同じ環境にアクセスし、請求書の確認・対応ができるようになりました。
データはクラウドで一元管理され、入力や管理の手間が削減されるとともに、
ミスの発生も大きく減少しました。
さらに、担当者不在時でも問い合わせに即時対応できる体制が整い、
業務の属人化が解消されました。

次なる業務改革への展望

―［SZY］今後の業務改善やシステム活用の展望について教えてください。

今回の請求書業務の再構築をきっかけに、見積書作成や予算実績管理など、
他業務のアプリ化も検討しています。
これまでExcelで個別管理していた業務を整理し、段階的に再構築していくことで、
より効率的で持続可能な業務体制を目指しています。
まずは小さな改善から始め、着実に業務基盤を整えていく考えです。