事例紹介
紙運用から脱却 インボイス対応を機に進んだ経費・請求業務の効率化
- オフィスソリューション
- DX／IT ソリューション
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- 大石 敬彦さま ／ 取締役
- 長谷川 晋也さま ／ 財務部兼業務部 課長
- 川谷 優太さま ／ 業務部 主任
業種
- 物流・運輸業
活用用途
経費精算・請求書業務のデジタル活用によるペーパーレス化と業務効率化
導入前の状況
１．経費精算や請求書処理は紙の領収書・紙の請求書を中心に運用しており、 印刷・封入・郵送などの手作業が多く発生していました。
２．承認は紙の押印や口頭確認が中心で、 承認状況が分かりづらく、確認作業や手戻りが発生していました。
３．インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が迫る中、 従来の紙中心の運用では制度対応が難しい状況でした。
要件や選定の決め手
１．インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応できる仕組みであったこと
２．経費精算と請求書管理を一体で運用でき、業務フローを統一できる点
３．制度開始まで時間が限られる中で、迅速な対応と導入サポートがあったこと
導入による効果
１．請求書の印刷・封入・郵送作業が不要となり、 紙・封筒・インクなどの印刷・郵送コストを削減
２．承認フローがシステム上で可視化され、 承認状況の確認や承認漏れが減少
３．紙中心だった経費・請求業務がデジタル化され、 業務工数は体感で約2〜3割削減
清涼飲料水の物流を支える運送・倉庫会社
－[鈴与商事 以下SZY] 日発運送様について教えてください。
日発運送株式会社は、清涼飲料水を中心とした輸送および倉庫業務を手がける物流企業です。
大型トラックによる全国配送に加え、倉庫での保管・入出庫・在庫管理まで一貫して対応しています。
特に倉庫業務では、入荷した製品を適切に保管し、各拠点へ迅速に出荷するオペレーションが求められます。
現場では効率性と正確性の両立が重要とされており、日々の業務品質の向上に取り組まれています。
－[SZY] バックオフィスの体制について教えてください。
管理部門は少人数で運営されており、経理業務についても複数名で分担しながら対応しています。
また、現場業務と兼務する形でバックオフィス業務に関わるケースもあり、
限られたリソースの中で効率的な運用が求められる環境です。
制度対応をきっかけに見えてきた業務課題
－[SZY] これまで業務効率化や省力化について、どのように取り組んできましたか。
これまで業務効率化については、日々の業務の中で無駄を見直すなど、できる範囲での改善に取り組んできました。
働き方改革の影響もあり、残業時間の削減や業務の見直しも進めてきた背景があります。
その一方で、経費精算や請求書業務は紙を中心とした運用が続いており、印刷や郵送、
確認作業などに多くの手間がかかっていました。
また、承認についても紙や口頭でのやり取りが中心で、誰がどこまで承認しているのか分かりづらい場面もありました。
そうした中で、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要となり、
従来の運用のままでは対応が難しい状況となったことが、業務を見直す大きなきっかけとなりました。
制度対応を見据えたスピーディな提案と導入支援
－[SZY] 鈴与商事からの提案を受けたときの印象は？
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要となる中で、鈴与商事から「楽楽明細」「楽楽精算」の提案を受けました。
制度開始まで時間が限られていたこともあり、スピーディに検討を進める必要がありました。
印象的だったのは、制度対応に必要な要件を踏まえながら、
経費精算と請求書業務を一体でデジタル化できる提案であった点です。
複数のシステムを組み合わせるのではなく、業務全体を見据えた形で整理されていたため、
導入後の運用イメージが持ちやすいと感じました。
－[SZY] 導入時の不安はありましたか？
システムを全社的に浸透させられるかという点に不安はありましたが、
導入にあたってはリモートでの操作説明や複数回のフォローがあり、
段階的に理解を深めることができました。
結果として、社内でもスムーズに運用を定着させることができ、安心して導入を進めることができたと感じています。
Before／Afterで見る経費・請求業務の変化
―［SZY］導入前の請求書業務はどのような状況でしたか。
従来は、経費精算や請求書業務が紙を中心とした運用となっており、
領収書の提出や請求書の印刷・封入・郵送など、多くの手作業が発生していました。
また、承認についても紙や口頭でのやり取りが中心で、
誰がどこまで承認しているのか分かりづらく、確認作業に時間がかかる場面もありました。
―［SZY］導入後はどのように改善されましたか。
「楽楽精算」「楽楽明細」の導入により、経費精算や請求書業務はデジタル化され、
紙のやり取りや郵送作業が不要になりました。
請求書はデータとして管理・送付できるようになり、印刷や封入の手間がなくなったことで、
業務負担が大きく軽減されています。
さらに、承認フローもシステム上で可視化されたことで、
承認状況をリアルタイムで把握できるようになり、確認作業や承認漏れも減少しました。
ペーパーレス化と業務改善を継続テーマに
―［SZY］今後の業務改善やシステム活用の展望について教えてください。
現在の「楽楽明細」「楽楽精算」の運用には満足しており、
今後も継続的に活用していきたいと考えています。
一方で、すべての取引先がデジタル化に対応しているわけではないため、
紙でのやり取りが残っている部分もあります。
今後は、可能な範囲から段階的にペーパーレス化を進め、
業務のさらなる効率化につなげていきたいと考えています。
また、会社全体としてもコスト削減を重要なテーマとしており、
システムの活用を通じて、業務の見直しと効率化を継続的に進めていく方針です。
